Come organizzare eventi in maniera impeccabile: la Stinger Night

Sulla base della nostra esperienza con la Stinger Night, ecco cinque consigli (più uno) utili per organizzare eventi in maniera impeccabile.

Organizzare un evento è sempre emozionante. Lo è ancora di più se si tratta di un evento importante e se la posta in gioco è alta. Le decine di chiamate ed email, le mille idee che passano per la mente, le consegne da rispettare mentre la fatidica data si avvicina inesorabile.

Giorni e settimane di frenesia e ansia che si concretizzano in quelle poche ore, nelle quali devi dare il meglio di te e assicurarti che tutto vada come previsto. Allora tutto lo stress si scioglie, svanisce, di fronte ai volti soddisfatti del tuo cliente e del pubblico presente.

Stinger Night, l’evento di presentazione ufficiale della nuova Kia Stinger svoltosi il 22 febbraio 2018 a Firenze, non ha fatto eccezione. Si trattava di un appuntamento particolarmente importante: il lancio sul mercato italiano della prima Gran Turismo della casa automobilistica coreana.

Visti anche i tempi stretti nei quali ci siamo trovati a muoverci, abbiamo dovuto fare precise scelte organizzative e promozionali, concentrando tutti i nostri sforzi su poche azioni che, nel loro insieme, hanno portato al risultato finale (che puoi ammirare nella galleria fotografica dedicata).

Come sempre, abbiamo fatto una analisi del lavoro svolto per individuare gli elementi di forza e di debolezza su cui lavorare maggiormente in futuro. Abbiamo quindi isolato cinque punti (più uno) che chiunque intenda organizzare un evento dovrebbe sempre tenere a mente:

Avere ben chiara la natura dell’evento

Può sembrare banale, ma non lo è affatto. Occorre parlare con i clienti, capire quale sarà il focus dell’evento e comprendere la loro idea di partenza. Nel caso di Stinger Night si trattava della presentazione di una nuova auto presso lo showroom Florence Car. Essendo una macchina di fascia medio-alta, abbiamo pensato di organizzare un evento esclusivo.

Definire il target di riferimento

Una volta chiara la natura dell’evento, occorre capire a chi è rivolto per agire di conseguenza. Nel nostro caso, vista la fascia di prezzo della Kia Stinger, abbiamo pensato di rivolgerci prima di tutto ad un target medio-alto, costituito dai principali acquirenti dell’auto come dottori, manager, liberi professionisti, etc. Trattandosi però di una macchina bella anche solo da ammirare, abbiamo deciso di allargare il target di riferimento e di non escludere del tutto i semplici appassionati e i curiosi.

Scegliere i giusti canali di comunicazione

A questo punto è necessario ideare il messaggio da comunicare e scegliere i giusti mezzi per raggiungere il target. Nel caso di Stinger Night abbiamo adottato una strategia trasversale, che ci ha consentito di muoverci su due livelli: l’invito mirato e la pubblicità generalista.

Per aumentare il senso di esclusività e di coinvolgimento abbiamo realizzato una campagna di email marketing e una di direct marketing, con inviti personalizzati per il destinatario.

A queste abbiamo affiancato l’ormai tradizionale advertising sui social, in particolare Facebook, e la distribuzione di brochure nei luoghi chiave scelti in fase decisionale.

Individuare i partner giusti

Si tratta di un aspetto da non sottovalutare. Per quanto si possa essere bravi, infatti, difficilmente si riuscirà a fare tutto da soli. Individuare i giusti partner a cui affidare la realizzazione dei vari incarichi è quindi essenziale.

Non ci riferiamo solo ad una questione economica (anche se bisogna sempre considerare il budget a disposizione). Occorre circondarsi di persone preparate e competenti nei propri settori di riferimento. Ognuno dei nostri partner ha messo a disposizione il proprio know how e ha lavorato al meglio per la riuscita dell’evento.

Mantenere i nervi saldi

Una rivisitazione della legge di Murphy dice che, se durante un evento qualcosa può andare storto, lo farà. Per questo è importante affrontare gli imprevisti, mantenere i nervi saldi e trovare soluzioni alternative. Specie nel corso dell’evento è fondamentale non farsi prendere dal panico e reagire agli eventuali problemi con prontezza: ricordati che tutto dipende da te!

Durante l’allestimento della serata, ad esempio, le condizioni meteo ci hanno impedito di realizzare tutto esattamente come avevamo previsto. Grazie anche alla preparazione dei tecnici che ci hanno supportato, siamo riusciti agilmente a trovare una sistemazione alternativa per le luci.

E infine, last but not least…

Essere metodici nel proprio lavoro

Potrai aver scelto il giusto target e i mezzi per raggiungerlo. Potrai anche aver scelto i partner giusti ed essere un mago nell’adv. Ma se non hai una buona capacità di organizzazione e un buon metodo di lavoro tutto sarà vano.

Quando ti trovi a lavorare in tempi contingentati e sotto pressione è cruciale seguire avere una road map ben strutturata, delle scadenze rispettare e degli obiettivi da raggiungere. Nel nostro caso, visti i tempi stretti, abbiamo preso subito contatti coi nostri partner e provveduto a definire target e campagne promozionali, per poi andare a suddividere in maniera più specifica le varie fasi dell’organizzazione e della comunicazione dell’evento.

Questi sono solo alcuni consigli che, sulla base di una esperienza ormai consolidata, ci sentiamo di dare a chi – per passione o per professione – si trova a dover organizzare eventi.

E tu? Vuoi organizzare un evento? Contattaci subito, clicca qui.

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